Kränkande särbehandling: rutin för arbetsgivare (mall + exempeltext, gratis)

Löses med rutinUppdaterad 27 juli 2026Läsning 4 min

Du som arbetsgivare ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras och ha rutiner för hur den hanteras: vem som tar emot informationen, vad som händer med den och hur den utsatte snabbt får hjälp. Kravet gäller alla arbetsplatser, och i en bransch med hög stress, sena kvällar och tuff jargong testas gränsen oftare än de flesta vill tro. Saknas rutinen vid en inspektion blir det ett krav, och saknas den när något faktiskt händer blir situationen mycket svårare för alla inblandade.

Ingår i området Systematiskt arbetsmiljöarbete.

Det här kräver lagen

Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Reglerna finns sedan 1 januari 2025 i AFS 2023:2, i kapitlet om organisatorisk och social arbetsmiljö. I praktiken: skriv ner ställningstagandet, säg det på personalmötet och stå för det den dag det testas. (källa: Arbetsmiljöverket: Kränkande särbehandling och mobbning)
Det ska finnas rutiner för hur kränkande särbehandling hanteras. Av rutinerna ska framgå vem som tar emot information om att något hänt, vad mottagaren gör med informationen och hur den som är utsatt snabbt kan få hjälp. (källa: Arbetsmiljöverket: AFS 2023:2)
Chefer och arbetsledare ska ha kunskaper för att förebygga och hantera kränkande särbehandling. En kökschef som rycker på axlarna åt återkommande hån bakom linjen uppfyller inte det kravet. (källa: Arbetsmiljöverket: Kränkande särbehandling och mobbning)
Grunden är arbetsmiljölagen: arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa (3 kap 2 §). Kränkande särbehandling är en känd orsak till ohälsa och sjukskrivning, och den som inget gör kan mötas av föreläggande med vite (7 kap 7 §). (källa: Arbetsmiljölag (1977:1160), 3 kap 2 § och 7 kap 7 §)

Så gör du, 3 steg

Gör exempeltexten till er rutin
Ladda ner mallen och byt Bistro Ekens namn och kontaktvägar mot era. Viktigast: pek ut minst två personer som tar emot information, aldrig bara närmaste chef, för ibland är chefen problemet. Datera och besluta rutinen.
Gå igenom rutinen med hela personalen
Ta den på ett personalmöte. Klargör vad som inte är okej hos er, även jargong som går över gränsen och kommentarer från gäster. Visa konkret vart man vänder sig och vad som händer sedan. Ny personal får rutinen i introduktionen.
Agera direkt när något kommer in
Ta varje signal på allvar. Prata enskilt med de berörda, anteckna datum och vad som sagts, och ordna stöd till den utsatte snabbt. Behöver situationen utredas ska den som utreder vara opartisk och ha de inblandades förtroende, ta extern hjälp om det behövs. Följ upp efteråt så att det inte fortsätter i det tysta.

Ladda ner mallen

PDF att skriva ut och sätta i pärmen, eller Excel att fylla i digitalt.

Ladda ner mallen (PDF)Ladda ner mallen (Word)

Gratis, ingen e-postadress krävs. Ifyllt exempel ingår.

Så ser den ifylld ut

Färdig exempeltext från Bistro Eken i Örebro (fiktivt exempel), beslutad 8 juni 2026. Byt namn och kontaktvägar så har du en rutin som personalen faktiskt kan använda.

Avsnitt	Exempeltext för Bistro Eken
Vårt ställningstagande	På Bistro Eken accepterar vi inte kränkande särbehandling: handlingar som riktas mot en medarbetare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller till att hen ställs utanför gemenskapen. Det gäller mellan kollegor, från chefer och i kontakten med gäster.
Exempel på vad som inte är okej	Utfrysning ur samtal och scheman, återkommande hån eller pikar mot samma person, nedsättande kommentarer om kön, ursprung eller religion, medvetet undanhållen information som behövs för jobbet. En enstaka konflikt i rusningen är inte kränkande särbehandling, ett mönster är det.
Vem du vänder dig till	I första hand restaurangchef Malin Ohlsson. Om det gäller henne, eller om det känns svårt, vänder du dig till kökschef Leo Sandberg. Du kan alltid ta med dig en kollega som stöd.
Vad som händer med din information	Den som tar emot informationen lyssnar, antecknar och återkommer inom två arbetsdagar med nästa steg. Samtal hålls enskilt med alla berörda. Ingen ska drabbas negativt för att den berättar om något den sett eller varit med om.
Hjälp till den som är utsatt	Den som är utsatt får stöd direkt: samtal, ändrat schema om det behövs och kontakt med företagshälsovården. Hjälpen väntar inte på att utredningen ska bli klar.
Utredning och åtgärder	Allvarliga fall utreds av någon som är opartisk och har de inblandades förtroende, vid behov anlitas extern hjälp. Åtgärder dokumenteras med ansvarig och datum och följs upp inom en månad.
Beslut och översyn	Rutinen beslutad 8 juni 2026 av Malin Ohlsson, restaurangchef, och genomgången på personalmötet 12 juni 2026. Den ses över vid den årliga uppföljningen av arbetsmiljöarbetet.

Hela texten finns i nedladdningen, som Word att anpassa och PDF att skriva ut och sätta i personalpärmen.

Mallen löser dokumentet. Systemet löser att det blir gjort.

Rutinen prövas inte den dag den skrivs utan den dag något händer, och då avgörs allt av om personalen vet att den finns, vågar använda den och ser att den leder någonstans. I Qolla ligger rutinen i rutinbiblioteket där personalen faktiskt hittar den, genomgången är en uppgift i introduktionen av varje ny medarbetare och den årliga översynen ligger i årshjulet med påminnelse. Dokumentet och vardagen säger samma sak.

Testa Qolla gratis

Vanligaste misstaget

Rutinen skrivs först efter att något redan hänt, och då pekar den bara på närmaste chef som enda väg in, trots att det ibland är chefen det gäller. Den andra klassikern är tystnaden: dokumentet finns i pärmen men har aldrig gåtts igenom, så när en servitris blir utfryst av kökslaget vet hon inte att det finns en väg att ta det på, och det som kunde ha stoppats vid två samtal slutar i en sjukskrivning.

Vanliga frågor

Vad räknas som kränkande särbehandling?

Handlingar som riktas mot en eller flera medarbetare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller till att någon ställs utanför arbetsgemenskapen: utfrysning, återkommande hån, undanhållen information, förnedrande behandling. En enskild konflikt eller en hård tillsägelse är det normalt inte, det är mönstret och effekten som avgör.

Är hård jargong i köket kränkande särbehandling?

Jargong som alla är med på är en sak. När pikarna gång på gång landar på samma person, eller när någon tystnar och drar sig undan, har det blivit ett mönster. Som chef sätter du gränsen genom att agera tidigt, inte genom att vänta på ett formellt klagomål.

Vad gör jag om det är chefen som kränker?

Rutinen ska alltid ha minst två vägar in, till exempel en annan chef eller ägaren, just för det läget. Står det bara närmaste chef i rutinen är den inte komplett. Den som är utsatt kan också ta stöd av skyddsombud eller facklig representant om det finns.

Måste rutinen vara skriftlig?

Skriv ner den. Rutinen ska vara känd av alla och gå att visa vid en inspektion, och en rutin som bara finns i huvudet klarar ingetdera. En sida räcker: ställningstagande, vägar in, vad som händer och var hjälpen finns.

Vad är skillnaden mot diskriminering och trakasserier?

Kränkande särbehandling är arbetsmiljöregler och handlar om ohälsa på arbetsplatsen, oavsett orsak. Diskriminering och trakasserier enligt diskrimineringslagen kräver koppling till en diskrimineringsgrund, till exempel kön eller etnicitet. Samma händelse kan vara båda, och din rutin ska fånga upp den oavsett etikett.

Relaterade mallar

Arbetsmiljöpolicy för restaurang (mall + färdig exempeltext, gratis) Löses med rutin
Tillbudsrapport (mall + ifyllt exempel, gratis) Löses med rutin
Uppgiftsfördelning i arbetsmiljöarbetet (mall med kvittens, gratis) Löses med rutin

Källor

Arbetsmiljöverket: Kränkande särbehandling och mobbning, hämtad 27 juli 2026
Arbetsmiljöverket: AFS 2023:2, planering och organisering av arbetsmiljöarbete, hämtad 27 juli 2026
Arbetsmiljölag (1977:1160), 3 kap 2 § och 7 kap 7 § (Riksdagen), hämtad 23 juli 2026