Uppgiftsfördelning i arbetsmiljöarbetet (mall med kvittens, gratis)
Löses med rutinUppdaterad 27 juli 2026Läsning 4 min
Du som arbetsgivare kan fördela arbetsmiljöuppgifter till chefer och arbetsledare, men bara till personer som får kunskaper, befogenheter och resurser att klara dem. Fördelningen ska vara tydlig, och i praktiken betyder det skriftlig, med kvittens från den som tar emot uppgiften. Vid en inspektion är otydlig ansvarsfördelning en klassisk brist: alla trodde att någon annan hade koll på skyddsronderna.
Ingår i området Systematiskt arbetsmiljöarbete.
Det här kräver lagen
- Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2023:1, gäller sedan 1 januari 2025) kräver att uppgifterna i arbetsmiljöarbetet fördelas på personer med kunskaper, befogenheter och resurser. Kökschefen som ansvarar för halkriskerna ska alltså också kunna beställa en halkmatta utan att fråga om lov. (källa: Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1)
- Fördelningen flyttar uppgifter, inte det yttersta ansvaret: arbetsgivaren ska fortfarande vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall (arbetsmiljölagen 3 kap 2 §). Du kan aldrig skriva bort dig från arbetsmiljön, bara organisera vem som gör vad. (källa: Arbetsmiljölag (1977:1160), 3 kap 2 §)
- Uppgiftsfördelningen är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och prövas i den årliga uppföljningen: är fördelningen känd, fungerar den och räcker befogenheterna? Svaret ska gå att visa, inte bara påstå. (källa: Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1)
- Efter en inspektion får du ett inspektionsmeddelande med krav och svarsdatum. Åtgärdas kraven inte kan Arbetsmiljöverket besluta om föreläggande eller förbud, som får förenas med vite (arbetsmiljölagen 7 kap 7 §). (källa: Arbetsmiljöverket: Så går en inspektion till)
Så gör du, 3 steg
Lista uppgifterna, inte titlarna
Skriv ner vad som faktiskt ska göras: daglig tillsyn i köket, skyddsrond varje kvartal, introduktion av nya, tillbudsuppföljning, årlig uppföljning. Konkreta uppgifter går att fördela och följa upp, 'ansvar för arbetsmiljön' gör det inte.
Fördela skriftligt med kvittens
Gå igenom fördelningen person för person: vad uppgiften innebär, vilka befogenheter och resurser som följer med och var gränsen går. Båda skriver under. Kvittensen är inte byråkrati, den är beviset på att mottagaren förstått och accepterat uppgiften.
Gör returnering möjlig och se över årligen
Den som märker att kunskaperna, befogenheterna eller resurserna inte räcker ska kunna lämna tillbaka uppgiften skriftligt, utan skam. Då blir uppgiften synlig igen i stället för ogjord. Se över hela fördelningen vid den årliga uppföljningen och vid varje personalbyte.
Ladda ner mallen
PDF att skriva ut och sätta i pärmen, eller Excel att fylla i digitalt.
Gratis, ingen e-postadress krävs. Ifyllt exempel ingår.
Så ser den ifylld ut
Uppgiftsfördelningen hos Bistro Eken i Örebro (fiktivt exempel), beslutad 8 juni 2026. Varje uppgift har en namngiven mottagare, tydliga befogenheter och en kvittens med datum.
| Uppgift | Fördelad till | Befogenheter och resurser | Kvitterad |
|---|---|---|---|
| Daglig tillsyn av arbetsmiljön i köket | Leo Sandberg, kökschef | Får stoppa arbetsmoment vid akut risk. Inköp av skyddsutrustning upp till 3 000 kr per månad utan föregående beslut. | LS, 8 juni 2026 |
| Skyddsrond kök och servering, varje kvartal | Leo Sandberg, kökschef | Bokar ronden, för protokoll och lägger in åtgärder i handlingsplanen. Avsatt tid: två timmar per rond. | LS, 8 juni 2026 |
| Introduktion av ny personal och extrapersonal | Amira Haddad, servitris och handledare | Avsatt tid: två timmar per ny medarbetare under första veckan, schemalagt utanför rusning. | AH, 8 juni 2026 |
| Tillbudsrapportering och uppföljning | Malin Ohlsson, restaurangchef | Utreder orsaker, beslutar åtgärder och anmäler allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket. | MO, 8 juni 2026 |
| Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet | Behålls av arbetsgivaren: Malin Ohlsson | Bokar mötet, skriver protokollet och äger handlingsplanen. | MO, 8 juni 2026 |
Beslutad 8 juni 2026 av Malin Ohlsson, restaurangchef, Bistro Eken AB. Returnering: den som inte har kunskaper, befogenheter eller resurser för en uppgift lämnar tillbaka den skriftligt med blanketten i mallen. Uppgifter utan rad ligger kvar hos arbetsgivaren.
Mallen löser dokumentet. Systemet löser att det blir gjort.
Fördelningen på papper säger vem som ska göra vad. Den säger inget om det blir gjort: kökschefen som kvitterade skyddsronden i juni har glömt den i november, och vid personalbyte försvinner uppgifterna med personen som slutade. I Qolla kopplas varje fördelad uppgift till återkommande uppgifter för rätt person, med påminnelser och signatur, och när någon slutar flyttar du uppgifterna medvetet i stället för att upptäcka i efterhand att ingen tog över ronderna.
Testa Qolla gratisVanligaste misstaget
Fördelningen finns bara i huvudet eller i en titel: 'köket sköter köket'. När inspektören frågar vem som gör skyddsronden tittar alla på varandra. Nästan lika vanligt är fördelning utan befogenheter: kökschefen ansvarar för halkriskerna men får inte köpa en matta för 800 kronor utan ägarens godkännande. Då är fördelningen bara ett sätt att flytta skulden nedåt, och det genomskådar både personalen och inspektören.
Vanliga frågor
Måste uppgiftsfördelningen vara skriftlig?
Skriv den. En muntlig fördelning går inte att visa vid inspektion, glöms vid personalbyte och skapar exakt den otydlighet reglerna ska bort från. Kvittensen gör dessutom klart att mottagaren förstått och accepterat uppgiften.
Flyttar fördelningen arbetsmiljöansvaret från mig som ägare?
Nej. Du fördelar uppgifter, inte det yttersta ansvaret, det ligger alltid kvar hos arbetsgivaren. Det fördelningen gör är att se till att det praktiska arbetet blir gjort av personer som har förutsättningar att göra det.
Vad är returnering och varför behövs den?
Returnering betyder att den som fått en uppgift lämnar tillbaka den skriftligt när kunskaperna, befogenheterna eller resurserna inte räcker. Det skyddar mottagaren från att sitta med en omöjlig uppgift och dig från att tro att något är omhändertaget när det inte är det.
Kan jag fördela arbetsmiljöuppgifter till vem som helst?
Bara till den som har eller får kunskaper, befogenheter och resurser för uppgiften. En timvikarie utan mandat att beställa något är fel mottagare för skyddsronden. Se till att utbildning och budget följer med uppgiften, annars är fördelningen inte giltig i praktiken.
Hur ofta ska fördelningen ses över?
Minst vid den årliga uppföljningen av arbetsmiljöarbetet, och alltid när någon slutar, byter roll eller när verksamheten förändras. En fördelning som pekar på personer som inte längre jobbar kvar är värre än ingen alls, för den ser klar ut utan att vara det.
Relaterade mallar
Källor
- Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1, systematiskt arbetsmiljöarbete, hämtad 23 juli 2026
- Arbetsmiljölag (1977:1160), 3 kap 2 § och 7 kap 7 § (Riksdagen), hämtad 23 juli 2026
- Arbetsmiljöverket: Så går en inspektion till, hämtad 23 juli 2026