Handlingsplan för arbetsmiljön med ansvarig och datum (mall + exempel, gratis)
Löses med rutinUppdaterad 27 juli 2026Läsning 4 min
Arbetsmiljöåtgärder som inte genomförs direkt ska skrivas in i en handlingsplan, med datum för när de ska vara klara och vem som ser till att det händer. Kravet gäller alla arbetsgivare och är det som knyter ihop riskbedömningen, skyddsronden och den årliga uppföljningen. Vid en inspektion är en tom eller inaktuell handlingsplan en klassisk brist, för den avslöjar att systemet stannar på papperet.
Ingår i området Systematiskt arbetsmiljöarbete.
Det här kräver lagen
- Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska dokumenteras skriftligt i en handlingsplan, där det framgår när varje åtgärd ska vara genomförd och vem som ska se till att den genomförs (AFS 2023:1, 13 §). Tre kolumner alltså: vad, vem och när. (källa: Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1)
- Planen är inte ett eget spår utan sista steget i undersökningen: riskbedömningar, skyddsronder, tillbudsutredningar och den årliga uppföljningen matar in brister, och handlingsplanen håller ordning på dem tills de är åtgärdade. (källa: Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1)
- Grunden är arbetsmiljölagen: arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall (3 kap 2 §). En risk som är upptäckt men aldrig åtgärdad är värre vid en prövning än en som aldrig upptäcktes. (källa: Arbetsmiljölag (1977:1160), 3 kap 2 §)
- Åtgärdas kraven efter en inspektion inte i tid kan Arbetsmiljöverket besluta om föreläggande eller förbud, som får förenas med vite (arbetsmiljölagen 7 kap 7 §). Handlingsplanen är också formen för ditt svar till myndigheten: åtgärd, ansvarig, datum. (källa: Arbetsmiljöverket: Så går en inspektion till)
Så gör du, 3 steg
Samla allt i en enda plan
En handlingsplan för hela arbetsmiljön, inte en lista per pärm. Brister från riskbedömningen, skyddsronden, tillbudsrapporterna och den årliga uppföljningen förs in i samma dokument, med en kolumn som visar varifrån de kom. Då ser du helheten och missar inget.
Ge varje rad en ansvarig person och ett datum
En namngiven person, inte 'köket' eller 'alla'. Sätt ett datum som är realistiskt och skriv vad åtgärden faktiskt är: 'säckkärra köps in' går att bocka av, 'se över lyften' gör det inte. Kostar åtgärden pengar, skriv vem som beslutar om inköpet.
Följ upp tills raden kan bockas av
Gå igenom planen som stående punkt på personalmötet. Klara åtgärder får datum och signatur, försenade får ett nytt datum och en rad om varför. En plan som gås igenom varje månad håller sig själv vid liv, en som gås igenom en gång om året är död i februari.
Ladda ner mallen
PDF att skriva ut och sätta i pärmen, eller Excel att fylla i digitalt.
Gratis, ingen e-postadress krävs. Ifyllt exempel ingår.
Så ser den ifylld ut
Handlingsplanen hos Bistro Eken i Örebro (fiktivt exempel), utskrift 15 juni 2026. Raderna kommer från riskbedömningen i maj, skyddsronden 4 maj och den årliga uppföljningen 8 juni. Notera de gula raderna: två åtgärder pågår, med ansvarig, datum och aktuell status. Det är exakt den bilden en inspektör vill se.
| Brist eller risk | Åtgärd | Kommer från | Ansvarig | Klart senast | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Tunga lyft i källartrappan vid varuleverans | Säckkärra inköpt, tunga kollin packas om vid dörren | Riskbedömning 12 maj 2026 | MO | 10 juni 2026 | Klar 9 juni: kärran levererad och testad |
| Stress vid fullbokade kvällar | Extra personal vid fler än 60 bokade gäster, arbetsfördelning på förmötet | Riskbedömning 12 maj 2026 | MO | 30 juni 2026 | Pågår: utvärderas på personalmötet 25 juni |
| Golvbrunnen vid diskmaskinen svämmar över | Rensning utförd, spolschemat ändrat | Skyddsrond 4 maj 2026 | MO | 18 maj 2026 | Klar 15 maj |
| Ny frityr utan riskbedömning | Riskbedömning av frityrstationen tillsammans med kökspersonalen | Årlig uppföljning 8 juni 2026 | LS | 22 juni 2026 | Pågår: genomgång bokad 16 juni |
| Tillbud rapporteras inte | Tillbudsblock uppsatt i personalrummet, stående punkt på personalmötet | Årlig uppföljning 8 juni 2026 | MO | 30 juni 2026 | Klar 12 juni: första rapporten inkommen |
Ansvarig: MO = Malin Ohlsson, restaurangchef. LS = Leo Sandberg, kökschef. Gul rad = åtgärd som pågår och följs upp på nästa personalmöte.
Mallen löser dokumentet. Systemet löser att det blir gjort.
Handlingsplanens svaghet är att den bygger på att någon kommer ihåg att öppna den. Datumen passerar i tysthet, den ansvarige slutade i april och vid inspektionen är hälften av raderna försenade utan förklaring. I Qolla är varje rad en uppgift: den ansvarige får påminnelse innan datumet, förseningar syns direkt på översikten och historiken visar svart på vitt att åtgärder blir gjorda. Planen sköter bevakningen, du sköter köket.
Testa Qolla gratisVanligaste misstaget
Planen skrivs i samband med riskbedömningen och öppnas sedan aldrig igen. Datum passerar utan att någon märker det, och när inspektören ber om planen visar den tio rader där sju är försenade utan kommentar. Det andra klassiska felet är ansvarskolumnen: där står 'alla' eller 'köket', och en åtgärd som är allas ansvar är i praktiken ingens.
Vanliga frågor
Måste handlingsplanen vara skriftlig?
Ja. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska enligt AFS 2023:1 dokumenteras skriftligt i en handlingsplan med tidpunkt och ansvarig. Formen väljer du själv: papper, Excel eller ett system, bara den är aktuell och går att visa upp.
Vad ska stå i handlingsplanen?
Bristen eller risken, åtgärden, vem som ser till att den genomförs, när den ska vara klar och aktuell status. Skriv gärna också varifrån bristen kom, det gör planen lätt att följa upp mot riskbedömningen och rondprotokollen.
Är handlingsplanen samma sak som riskbedömningen?
Nej, men de hänger ihop. Riskbedömningen hittar och värderar riskerna, handlingsplanen håller ordning på åtgärderna tills de är klara. I ett litet företag kan de bo i samma dokument, men planen måste följas upp löpande, inte bara när riskbedömningen görs om.
Vem ska stå som ansvarig för en åtgärd?
En namngiven person som har befogenhet att genomföra åtgärden eller lyfta den till den som beslutar. Skriv aldrig en grupp. Kolla också att personen vet om det: en ansvarig som utses i sin frånvaro brukar inte leverera.
Vad gör vi med åtgärder som kostar pengar vi inte har just nu?
Låt dem stå kvar i planen med ett ärligt datum och en rad om beslutsläget, till exempel 'offert begärd, beslut i september'. Det är helt okej att allt inte är löst direkt. Det som inte är okej är att risken försvinner ur planen för att åtgärden är dyr.
Relaterade mallar
Källor
- Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1, systematiskt arbetsmiljöarbete, hämtad 27 juli 2026
- Arbetsmiljölag (1977:1160), 3 kap 2 § och 7 kap 7 § (Riksdagen), hämtad 23 juli 2026
- Arbetsmiljöverket: Så går en inspektion till, hämtad 23 juli 2026