Personalliggare i restaurang: rutin (mall + exempel, gratis)

Löses med rutinUppdaterad 27 juli 2026Läsning 5 min

Driver du restaurang, kafé, gatukök, pizzabutik eller catering ska du föra personalliggare: en daglig förteckning över vilka som är verksamma i lokalen och när. Kravet kommer från skatteförfarandelagen och kontrolleras av Skatteverket vid besök som inte behöver anmälas i förväg. Brister liggaren kostar det 12 500 kronor i kontrollavgift, plus 2 500 kronor för varje person som inte är antecknad.

Ingår i området Serveringstillstånd och alkohol.

Det här kräver lagen

Den som bedriver restaurangverksamhet ska föra personalliggare enligt skatteförfarandelagen. Restaurang tolkas brett: även kafé, gatukök, catering och pizzabutik omfattas. Undantag gäller bara när enbart du och dina familjemedlemmar är verksamma, eller när restaurangdelen är en liten del av en annan verksamhet. (källa: Skatteverket: Personalliggare i restaurangbranschen)
Liggaren ska innehålla för- och efternamn och personnummer (eller motsvarande) för varje verksam person, samt när varje arbetspass börjar och slutar. Anteckningen ska göras i direkt samband med att passet börjar och slutar, inte i efterhand vid veckans slut. (källa: Skatteverket: Så fungerar personalliggare)
Som verksamma räknas inte bara anställda utan alla som deltar i verksamheten: extrapersonal, praktikanter och den som hoppar in obetalt en kväll. Det är här de flesta kontrollavgifterna uppstår. (källa: Skatteverket: Personalliggare i restaurangbranschen)
Liggaren ska finnas i verksamhetslokalen och vara tillgänglig för Skatteverket vid kontrollbesök. Uppgifterna ska sedan sparas i två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut. (källa: Skatteverket: Så fungerar personalliggare)
Kontrollavgiften är 12 500 kronor om liggaren saknas eller brister så att kontrollen inte kan genomföras, plus 2 500 kronor för varje verksam person som inte dokumenterats. Vid upprepade brister kan avgiften bli högre. (källa: Skatteverkets rättsliga vägledning: Kontrollavgift)

Så gör du, 3 steg

Välj form och gör liggaren tillgänglig
För liggaren elektroniskt eller på papper. En manuell liggare ska vara inbunden med förnumrerade sidor, Skatteverket har en färdig (SKV 605). Placera den där passen börjar, vid stämpelklockan eller i köksingången, så att inloggningen blir en del av att ta på sig förklädet.
Anteckna alla, i direkt anslutning till passet
Varje verksam person loggar in när passet börjar och ut när det slutar: fast personal, extra, praktikanter och inhoppare. Den som glömmer rättar direkt, med en synlig notering om när rättelsen gjordes. Efterhandskonstruktioner ser Skatteverket igenom på minuter.
Kontrollera veckovis och spara i två år
Låt en ansvarig stämma av liggaren mot schemat varje vecka: saknas någon, stämmer tiderna, är rättelser noterade. Skriv in kontrollen i rutindokumentet med signatur. Spara liggaren i två år efter kalenderårets utgång, även när ni byter system.

Ladda ner mallen

PDF att skriva ut och sätta i pärmen, eller Excel att fylla i digitalt.

Ladda ner mallen (PDF)Ladda ner mallen (Word)

Gratis, ingen e-postadress krävs. Ifyllt exempel ingår.

Så ser den ifylld ut

Ett uppslag ur personalliggaren hos Bistro Eken i Örebro (fiktivt exempel, personnumren är maskerade). Notera torsdagen: en glömd utloggning som rättades öppet dagen efter, med notering om vem som rättade och när. Det är så Skatteverket vill se att rutinen hanterar fel.

Datum	Namn	Personnummer	Pass börjar	Pass slutar	Sign
Ons 22 juli	Malin Ohlsson	19780312-XXXX	09:30	18:00	MO
Ons 22 juli	Leo Sandberg	19850712-XXXX	10:00	21:30	LS
Ons 22 juli	Amira Haddad	19990224-XXXX	16:00	00:30	AH
Ons 22 juli	Elsa Vik, extrapersonal	20040518-XXXX	17:00	23:00	EV
Tors 23 juli	Leo Sandberg	19850712-XXXX	10:00	Glömd utloggning. Rättad 24 juli kl 09:05 av MO: passet slutade 21:00 enligt schema och stängningsrapport.	LS

Sign: MO = Malin Ohlsson, LS = Leo Sandberg, AH = Amira Haddad, EV = Elsa Vik. Gul rad = rättelse, öppet noterad. Personnumren i exemplet är utbytta mot XXXX.

Mallen löser dokumentet. Systemet löser att det blir gjort.

Skatteverkets besök kommer utan förvarning, mitt i lunchrusningen. Då hjälper det inte att liggaren fördes perfekt förra månaden: det som räknas är vilka som är verksamma i lokalen just nu och att alla står i liggaren. Kravet är inte att ha en bok i hyllan, utan en vana som håller varje pass, även när inhopparen kommer med kort varsel. I Qolla ligger veckokontrollen av liggaren och introduktionen av ny personal som återkommande uppgifter med påminnelse och signatur, så att rutinen inte hänger på att en enda person kommer ihåg den.

Testa Qolla gratis

Vanligaste misstaget

Inhopparen som bara hjälper till en kväll antecknas aldrig, för hen är ju inte anställd. Vid ett kontrollbesök räknas alla som är verksamma i lokalen, och varje person som saknas i liggaren kostar 2 500 kronor utöver grundavgiften på 12 500 kronor. Gör det till en järnregel: ingen börjar ett pass, betalt eller obetalt, utan att först stå i liggaren.

Vanliga frågor

Vilka verksamheter måste föra personalliggare?

Restaurangverksamhet i bred mening: restaurang, kafé, gatukök, pizzabutik och catering. Undantag gäller när enbart du och dina familjemedlemmar är verksamma, eller när 75 procent eller mer av verksamheten är något annat än restaurang. Är du osäker, kontrollera mot Skatteverkets sida om personalliggare i restaurangbranschen.

Vad kostar det om liggaren inte stämmer?

Kontrollavgiften är 12 500 kronor om liggaren saknas eller brister så att kontrollen inte kan genomföras, plus 2 500 kronor för varje verksam person som inte är antecknad. Vid upprepade brister kan avgiften bli högre. Äldre uppgifter om 10 000 eller 20 000 kronor cirkulerar fortfarande men är inaktuella.

Räknas praktikanter och obetald personal?

Ja. Som verksamma räknas inte bara anställda utan alla som på något sätt deltar i verksamheten, alltså även praktikanter, extrapersonal och den som hjälper till utan lön. Alla ska antecknas med namn, personnummer och passets tider.

Kan jag föra personalliggaren i Excel eller en app?

Elektronisk personalliggare är tillåten, men kraven är desamma: uppgifterna ska antecknas i direkt samband med passets början och slut och kunna visas upp i lokalen vid besök. En vanlig kalkylfil som fylls i efterhand uppfyller inte det. Använder du ett digitalt schema- eller kassasystem, kontrollera med leverantören att personalliggarfunktionen uppfyller Skatteverkets krav.

Vad gör jag när någon glömt att logga ut?

Rätta så fort felet upptäcks och gör rättelsen synlig: skriv när den gjordes, av vem och vad du grundar tiden på, till exempel schemat. En öppen rättelse visar att rutinen fungerar. Att i efterhand fylla i prydliga tider för en hel vecka gör mer skada än nytta.

Hur länge ska personalliggaren sparas?

Två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut. Det gäller även om du byter system eller går från papper till digitalt: de gamla uppgifterna ska fortfarande gå att ta fram.

Relaterade mallar

Egenkontrollprogram för alkoholservering (mall + exempel, gratis) Löses med rutin
Förteckning över serveringsansvariga (mall + exempel, gratis) Löses med rutin
Logg för nekad servering (mall + exempel, gratis) Löses med rutin

Källor

Skatteverket: Personalliggare i restaurangbranschen, hämtad 27 juli 2026
Skatteverket: Så fungerar personalliggare, hämtad 27 juli 2026
Skatteverkets rättsliga vägledning: Kontrollavgift vid brister i personalliggaren, hämtad 23 juli 2026
Skatteverkets rättsliga vägledning: Personalliggare, hämtad 23 juli 2026