Spårbarhet för livsmedel: leverantörsförteckning (mall + exempel, gratis)
Löses med rutinUppdaterad 27 juli 2026Läsning 4 min
Spårbarhet betyder att du kan visa varifrån varje livsmedel kommer (ett steg bakåt) och vilka företag du levererat till (ett steg framåt). Kravet gäller alla livsmedelsföretag, från foodtruck till hotellkök, men inte försäljningen till gästen. Kan du inte visa varifrån kycklingen kommer när inspektören frågar, eller när en vara återkallas, står du utan svar i exakt det läge dokumentationen finns till för.
Ingår i området Egenkontroll för livsmedel.
Det här kräver lagen
- EU:s livsmedelsförordning kräver att du kan spåra ett steg bakåt: vilken leverantör varje livsmedel, ingrediens och förpackningsmaterial kommer ifrån. I praktiken: en aktuell leverantörsförteckning och sparade följesedlar eller fakturor. (källa: Livsmedelsverket: Spårbarhet för livsmedel (artikel 18, förordning (EG) nr 178/2002))
- Samma regel kräver ett steg framåt: levererar du till andra företag, till exempel catering till ett kontor eller bakverk till kaféet bredvid, ska du veta vilka företag som fått vad. Försäljning direkt till gästen omfattas inte, du behöver alltså inte veta vem som åt lasagnen. (källa: Livsmedelsverkets kontrollwiki: Spårbarhet)
- Spårbarhet är ett av de områden livsmedelskontrollen tittar på, tillsammans med egenkontroll, hygien, temperaturer och märkning. Dokumentationen ska gå att visa upp vid kontroll, som ofta kommer oanmäld. (källa: Livsmedelsverket: Så kontrolleras ditt företag)
- Brister i journalföring och dokumentation kan ge sanktionsavgift enligt livsmedelslagen, lägst 1 000 och högst 100 000 kronor, och avgiften tas ut även om felet inte var avsiktligt. Förelägganden om att rätta brister kan dessutom förenas med vite. (källa: Livsmedelslag (2006:804), 22, 23 och 30 a till 30 e §§)
Så gör du, 3 steg
Fyll i leverantörsförteckningen
Lista varje leverantör med vad de levererar, hur du når dem och var följesedlarna sparas. Ta med alla: grossisten, det lokala bageriet, bonden på torget och kollegan du köper av när något tar slut. Det är oftast småinköpen som saknas vid kontroll.
Spara följesedlar och fakturor ordnat
Bestäm en plats och en ordning: pärm per månad eller foto i en digital mapp direkt vid leverans. Följesedeln kopplar vara, mängd och datum till leverantören, och tillsammans med mottagningskontrollen blir den ditt kompletta bevis bakåt.
Testa att kedjan håller
Öva en gång per kvartal: välj en vara i kylen och ta fram leverantör och leveransdatum. Tar det mer än några minuter behöver ordningen skärpas. Vid en verklig återkallelse plockar du bort varan direkt, följer leverantörens instruktion och loggar händelsen i avvikelseloggen.
Ladda ner mallen
PDF att skriva ut och sätta i pärmen, eller Excel att fylla i digitalt.
Gratis, ingen e-postadress krävs. Ifyllt exempel ingår.
Så ser den ifylld ut
Leverantörsförteckningen hos Bistro Eken i Örebro (fiktivt exempel, alla leverantörer är påhittade). Notera raden med torghandeln: även småskaliga och oregelbundna inköp ska med, det är de som brukar saknas.
| Leverantör | Levererar | Kontakt vid fråga eller återkallelse | Underlag sparas | Senast uppdaterad |
|---|---|---|---|---|
| Grossisten Eken Nord (fiktiv) | Mejeri, kött, fågel, torrvaror | Kundtjänst via order i appen, avtalsnummer i pärmen | Följesedlar i pärm, per månad | 20 juli 2026 |
| Fiskhallen Eken (fiktiv) | Färsk fisk och skaldjur | Telefon till butiken, kvitto vid varje köp | Kvitton fotas till digital mapp samma dag | 20 juli 2026 |
| Frysleveransen Eken (fiktiv) | Frysvaror | Order och reklamation via mejl | Följesedlar i pärm, per månad | 20 juli 2026 |
| Ekens Bageri (fiktivt) | Bröd, dagligen | Telefon till bagaren | Veckofaktura, sparas digitalt | 20 juli 2026 |
| Torghandel och akutinköp (t.ex. matbutik) | Grönsaker, akuta kompletteringar | Kvittot är enda spåret: utan kvitto, inget inköp | Kvitton fotas till digital mapp samma dag | 20 juli 2026 |
Gul rad = punkten som oftast glöms: inköp utanför de fasta leverantörerna. Alla företag i exemplet är fiktiva. Ansvarig: Malin Ohlsson, restaurangchef.
Mallen löser dokumentet. Systemet löser att det blir gjort.
Spårbarheten är enkel på papperet och skör i vardagen: en ny leverantör läggs till i telefonen men inte i förteckningen, kvittot från akutköpet försvinner i en jackficka, och vid kontrollen gapar hålen. Kravet är inte att ha en fin lista, utan att den stämmer den dag något måste spåras. I Qolla ligger kvartalstestet och uppdateringen av leverantörsförteckningen som återkommande uppgifter med påminnelse och signatur, så att kedjan håller även när köket byter folk.
Testa Qolla gratisVanligaste misstaget
Förteckningen skrivs en gång och uppdateras aldrig. Ett år senare är två leverantörer utbytta, bageriet nedlagt och akutinköpen syns ingenstans, och det upptäcks först när inspektören ber dig spåra en vara. Sätt ett datum på förteckningen, uppdatera den när en leverantör tillkommer eller försvinner och gör kvartalstestet: välj en vara, hitta leverantören, ta tid.
Vanliga frågor
Gäller spårbarhetskravet en vanlig restaurang?
Ja. Ett steg bakåt gäller alla livsmedelsföretag: du ska kunna visa vilken leverantör varje vara kommer ifrån. Ett steg framåt blir aktuellt först om du levererar till andra företag, till exempel catering eller försäljning till ett kafé.
Måste jag kunna spåra maten till enskilda gäster?
Nej. Försäljning till slutkonsument omfattas inte av kravet. Du behöver inte registrera vem som åt vad, bara varifrån råvarorna kom och i förekommande fall vilka företag du levererat till.
Räcker det att spara fakturorna?
Fakturan visar leverantör och ofta vara, men följesedeln kopplar leveransen till ett exakt datum och innehåll, och det är den kopplingen du behöver vid en återkallelse. Spara båda där det går, och skriv mottagningskontrollens anteckningar direkt på följesedeln.
Hur länge ska jag spara underlagen?
Livsmedelsreglerna anger ingen exakt tid för restauranger, så anpassa efter varornas hållbarhet: underlag för färskvaror behövs kortare tid än för frysta och torra varor med lång hållbarhet. Fakturor och kvitton är dessutom räkenskapsmaterial som ändå sparas enligt bokföringsreglerna, så det enklaste är att spara allt ordnat.
Vad gör jag när en vara återkallas?
Plocka bort varan från kök och förråd direkt och följ leverantörens instruktion, oftast retur eller kassation. Kontrollera i förteckningen och följesedlarna om du fått fler partier. Logga hela händelsen i avvikelseloggen: vad, när, hur mycket och vad du gjorde.
Relaterade mallar
- Mottagningskontroll av livsmedel (mall + exempel, gratis) Löses med rutin
- Faroanalys och HACCP-plan (mall + exempel, gratis) Löses med rutin
- Avvikelselogg med korrigerande åtgärder (mall + exempel, gratis) Löses med rutin
Källor
- Livsmedelsverket: Spårbarhet för livsmedel, hämtad 23 juli 2026
- Livsmedelsverkets kontrollwiki: Spårbarhet, hämtad 23 juli 2026
- Livsmedelsverket: Så kontrolleras ditt företag, hämtad 23 juli 2026
- Livsmedelslag (2006:804), 22, 23 och 30 a till 30 e §§ (Riksdagen), hämtad 23 juli 2026